Immobilienverwaltung · Made in Germany
Mietverwaltung und Nebenkostenabrechnung – ohne Excel-Listen.
Liegenschaften, Mietverträge, Mieteingänge und die Nebenkostenabrechnung in einem System: Die Mieteingänge werden aus dem Zahlungsverkehr den Mietverträgen zugeordnet, die Nebenkosten stammen aus Ihren Eingangsrechnungen.
- Staffel- & Indexmiete
- Zahlungsabgleich mit Lerneffekt
- Nebenkostenabrechnung als PDF
- Server in Deutschland
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wenn die Mietverwaltung aus Tabellen und Kontoauszügen besteht
„Welche Miete ist eigentlich noch offen – und seit wann?“
- Mieteingänge werden Monat für Monat von Hand mit dem Kontoauszug abgeglichen
- Staffel- und Indexmieten stehen in Excel und müssen manuell nachgehalten werden
- Die Nebenkostenabrechnung kostet jedes Jahr Tage an Verteilung und Formatierung
- Verträge, Rechnungen und Schriftverkehr liegen verstreut in Ordnern und Postfächern
Funktionen
Von der Liegenschaft bis zur Abrechnung
Die Bausteine des Moduls Immobilienverwaltung – mit den übrigen ABPortal-Modulen verbunden.
Liegenschaften, Gebäude & Einheiten
Liegenschaft, Gebäude und Einheiten (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Lager/Keller) mit Eigentümern, Flächen und Zählern. Was sich ändern kann, bekommt ein Gültig-ab-Datum: Nichts wird überschrieben, die Vergangenheit bleibt nachvollziehbar.
Mietverträge mit Mietentwicklung
Mieter, Einheiten, Personenzahl und Kaution am Vertrag. Die Miete besteht aus Mietkomponenten mit Datum: Staffelmiete legen Sie vorab als Stufen an, bei der Indexmiete erinnert ABPortal an die nächste Anpassung.
Mietkonto
Das Soll entsteht automatisch aus den Mietkomponenten, bei Einzug, Auszug oder Mietänderung mitten im Monat tageweise anteilig. Das Mietkonto zeigt Saldo, „bezahlt bis“ und die offenen Monate.
Zahlungsabgleich
Zahlungseingänge der Mietkonten werden Mietverträgen zugeordnet: mit Vorschlägen nach bekannter IBAN, Vertragsnummer, Name und Betrag. Eindeutige Fälle ordnet ABPortal automatisch zu, die IBAN des Zahlers wird gelernt.
Nebenkostenabrechnung
Eingangsrechnungen werden als Nebenkostenbelege erfasst und nach Umlageschlüsseln auf die Mieter verteilt, für jeden Tag einzeln. Ergebnis je Mietvertrag ist ein Guthaben oder eine Nachzahlung, ausgegeben als PDF.
Zähler & Verbrauch
Zähler für Wasser, Wärme, Strom und mehr mit Ablesungen. Verbrauchsschlüssel verteilen nach den Zählerständen der Einheiten; ein Hauptzähler am Gebäude wird mit der Summe der Wohnungszähler verglichen.
Gewerbe & Wohnen
Für gemischt genutzte Gebäude gibt es den Vorwegabzug Gewerbe und die Abrechnung je Gebäude. Bei Gewerbemietverträgen lässt sich ein Umsatzsteuersatz am Vertrag hinterlegen: Die Miete wird netto erfasst, die Abrechnung weist netto, Umsatzsteuer und brutto aus.
Karte & Dashboard
Die Kartenübersicht zeigt alle Liegenschaften mit Leerstand (rot) oder voller Vermietung (grün). Dashboard-Widgets zeigen Mietrückstände, nicht zugeordnete Zahlungseingänge und Verträge mit Handlungsbedarf.
KI-Unterstützung (optional)
Die KI liest Eingangsrechnungen ein und schlägt Liegenschaft und Nebenkostenart vor. Der KI-Assistent im Chat beantwortet Fragen zu Mietverträgen, Mietkonten, Rückständen und Abrechnungen. Voraussetzung ist eine eingerichtete KI-Engine.
Mietverträge & Mietkonto
Jede Miete im Blick – vom Vertrag bis zum Zahlungseingang
Der Mietvertrag führt die Miete mit allen Änderungen, das Mietkonto stellt Soll und Ist je Monat gegenüber. Zahlungseingänge aus dem Zahlungsverkehr werden dem Vertrag zugeordnet.
- Staffelmiete als Stufen, Indexmiete mit Indexstand
- Miete erhöhen mit „Ändern ab …“: die alte Miete bleibt in der Historie
- Saldo, „bezahlt bis“ und offene Monate je Vertrag
- Dashboard-Widget „Mietrückstände“ mit den größten Rückständen
Zahlungsabgleich
Mieteingänge zuordnen – mit Vorschlägen und Lerneffekt
Zahlungseingänge Ihrer Mietkonten erscheinen im Zahlungsabgleich, mit bis zu drei Vorschlägen und den Gründen dazu. Der beste Vorschlag ist vorausgewählt, ein Klick ordnet zu.
- Gründe sichtbar: IBAN bekannt, Vertragsnummer, Name, Betrag
- Eindeutige Fälle ordnet ABPortal alle 6 Stunden automatisch zu, alles Unsichere wartet auf Sie
- Sammelüberweisungen lassen sich auf mehrere Verträge aufteilen
- Eine Zuordnung rückgängig machen: Zahlung am Mietkonto löschen, der Umsatz steht wieder bereit
Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung – nachvollziehbar bis zum Beleg
Jeder Tag wird einzeln verteilt: Wer nur ein halbes Jahr in der Wohnung gewohnt hat, trägt nur die Kosten seiner Tage, Leerstand trägt der Eigentümer. Die Berechnung meldet Fehler und Warnungen, statt zu raten.
- Umlage nach Wohnfläche, Nutzfläche, Personenzahl, Einheiten, Verbrauch oder festen Anteilen
- Heizkosten nach Verbrauchs- und Flächenanteil, mit Warnung außerhalb von 50 bis 70 % Verbrauchsanteil
- Abrechnung je Mietvertrag als PDF mit Guthaben oder Nachzahlung
- Abgeschlossene Abrechnungen sind gesperrt, die Belegkopien für den Mieter werden mitgespeichert
KI-Unterstützung
Rechnungen einlesen und Nebenkosten zuordnen lassen
Optional liest die KI Eingangsrechnungen ein und macht Vorschläge für die Nebenkosten. Nichts geht ungeprüft in eine Abrechnung ein: Erst was Sie bestätigen, zählt.
- Rechnung als PDF oder Bild einlesen, die Positionen werden erst nach Ihrer Prüfung angelegt
- Vorschläge für Liegenschaft, Nebenkostenart, Leistungszeitraum und umlagefähigen Anteil, anhand der Lieferadresse und früherer bestätigter Zuordnungen
- Bestätigen, bearbeiten oder verwerfen, auch alle auf einmal bestätigen
- Die KI-Nutzung wird mit dem Tokenverbrauch protokolliert; benötigt wird eine eingerichtete KI-Engine
Teil der ABPortal-Plattform
Mehr als Mietverwaltung: ein gemeinsamer Datenstand
Die Immobilienverwaltung baut auf anderen ABPortal-Modulen auf und legt keine eigenen Personen an: Eigentümer und Mieter sind Kontakte, die Nebenkosten stammen aus den Eingangsrechnungen, die Kontoumsätze aus dem Zahlungsverkehr. Sie ist eines von über 50 Modulen.
- Kontakte (CRM)
- Eingangsrechnungen mit E-Rechnung
- Zahlungsverkehr (FinTS)
- Rechnungen
- Mahnwesen für Rechnungen
- DATEV-Export
- Dokumente & Wiki
- Tickets
- Workflows & Regeln
- KI-Assistent
Beratung Immobilienverwaltung
Passt ABPortal zu Ihrem Bestand?
Erzählen Sie uns kurz, welche Objekte Sie verwalten und wie Sie heute arbeiten. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie das in ABPortal aussehen kann.
Das klären wir im Gespräch:
- Wie viele Liegenschaften und Einheiten verwalten Sie?
- Womit verwalten Sie Mietverträge heute?
- Wie erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung?
- Welche Bank- und Buchhaltungssysteme nutzen Sie?
Lieber direkt? +49 531 25775520 · kontakt [at] abelmann.net
Vielen Dank für Ihre Anfrage!
Wir haben Ihre Nachricht erhalten und melden uns persönlich bei Ihnen, um die nächsten Schritte abzustimmen.
Bis dahin können Sie ABPortal schon im öffentlichen Demoportal ausprobieren.
Die Anfrage konnte leider nicht gesendet werden. Bitte rufen Sie uns an unter +49 531 25775520 oder schreiben Sie an kontakt [at] abelmann.net.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Immobilienverwaltung
Für wen eignet sich die Immobilienverwaltung in ABPortal?
Für Unternehmen, die eigene oder fremde Immobilien verwalten und Mietverträge, Mieteingänge und Nebenkosten nicht länger in Tabellen pflegen möchten. Eigentümer, auch mehrere mit Anteilen und mit Eigentümerwechsel, werden als Kontakte geführt.
Wie funktioniert der Zahlungsabgleich?
Das Bankkonto, auf dem die Mieten eingehen, ist im Zahlungsverkehr eingerichtet, die Umsätze werden abgerufen. Jeder Zahlungseingang erscheint im Zahlungsabgleich mit Vorschlägen nach bekannter IBAN, Vertragsnummer, Name und Betrag. Eindeutige Fälle ordnet ABPortal automatisch zu, alles Unsichere wartet auf Sie. Beim Zuordnen merkt sich ABPortal die IBAN des Zahlers.
Welche Umlageschlüssel gibt es?
Mitgeliefert sind Wohnfläche, Nutzfläche, Personenzahl, Einheiten, Verbrauch (Kaltwasser, Warmwasser, Wärme) und Miteigentumsanteile. Eigene Schlüssel legen Sie mit einer Berechnungsgrundlage an: Wohnfläche, Nutzfläche, Personenzahl, Anzahl Einheiten, Verbrauch nach Zählern oder feste Anteile.
Wer trägt die Nebenkosten einer leerstehenden Wohnung?
Der Eigentümer. Der Anteil der leeren Tage steht in der Berechnung in der Spalte „Eigentümer“ und wird nicht auf andere Mieter verteilt. Das gilt auch für Kosten, die nicht umlagefähig sind.
Wie wird bei einem Mieterwechsel im Jahr abgerechnet?
Tageweise: Jeder Mieter trägt die Kosten für die Tage seiner Mietzeit, seine Vorauszahlungen zählen nur für seine Monate. Für Verbrauchskosten empfiehlt sich eine Zwischenablesung der Zähler zum Wechsel.
Kann ich eine Abrechnung nach dem Abschließen noch ändern?
Bis zum Versand: Die Abrechnung lässt sich wieder öffnen, korrigieren, neu berechnen und erneut abschließen. Nach dem Versand ist sie endgültig, Korrekturen gehören in die Folgeabrechnung. Liegt der Abrechnungszeitraum mehr als 12 Monate zurück, weist die Berechnung darauf hin.
Versendet ABPortal die Nebenkostenabrechnung an die Mieter?
Nein. ABPortal erzeugt das PDF je Mietvertrag, Sie laden es herunter und verschicken es wie gewohnt. Anschließend markieren Sie die Abrechnung als versendet.
Gibt es ein Mahnwesen für Mietrückstände?
Noch nicht. Rückstände sehen Sie am Mietkonto jedes Vertrags und im Dashboard-Widget „Mietrückstände“. Das Modul Mahnwesen mahnt offene Rechnungen. Ebenfalls nicht enthalten sind eine WEG-Verwaltung und ein Mieterportal.
Wie lege ich Objekte und Mietverträge an?
Von oben nach unten: Liegenschaft, Gebäude, Einheiten. Dann der Mietvertrag mit Mieter (ein Kontakt), vermieteten Einheiten, Personenzahl und den Mietkomponenten. Gebäude, Einheiten, Mieter und Komponenten legen Sie direkt auf der Seite der Liegenschaft, des Gebäudes oder des Vertrags an.
Was kostet die Immobilienverwaltung?
Abgerechnet wird nach gleichzeitigen Nutzern und aktivierten Modulen, monatlich kündbar. Einen Richtwert zeigt der Preisrechner auf der Startseite.
Nächster Schritt
Weniger Tabellen, mehr Überblick über Ihren Bestand.
In einem kurzen Gespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Verwaltung und zeigen Ihnen, wie sie in ABPortal aussehen kann.