Für inhabergeführte & mittelständische Unternehmen · Made in Germany
Die Business-Plattform für gewachsene Unternehmensprozesse
Kundendaten in Excel, Angebote in Word, Rechnungen in einem separaten Tool, Zeiterfassung wieder woanders: ABPortal führt diese gewachsenen Prozesse in einer gemeinsamen, anpassbaren Plattform zusammen – ohne dass Sie am ersten Tag alles umstellen müssen. Sie starten mit einem konkreten Bereich und erweitern schrittweise.
- Ein gemeinsamer Datenstand für Vertrieb, Rechnungen, Personal & Projekte
- Modularer Einstieg – Sie zahlen nur für aktivierte Module
- Anpassbar an Ihre Prozesse statt umgekehrt
- Monatlich kündbar, EU Datenverarbeitung
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wenn aus einzelnen Tools eine schwer überschaubare Systemlandschaft wird
- Kundendaten in Excel, Angebote in Word, Rechnungen in einem separaten Tool
- Dieselben Daten werden in mehreren Systemen doppelt gepflegt – und laufen trotzdem auseinander
- Urlaubsanträge per Zettel, Arbeitszeiten per Zuruf
- Wichtige Informationen verschwinden in E-Mail-Postfächern statt am Kunden oder Projekt zu landen
- Standardsoftware passt nur teilweise zum eigenen Prozess – eine komplette Individualentwicklung wäre zu teuer
- Für jedes neue Tool wieder: neue Lizenz, neues Login, neue Schulung
Warum ABPortal
Eine Plattform statt vieler Einzellösungen – angepasst an Ihre Prozesse
ABPortal ersetzt keine gewachsenen Abläufe durch starre Standardsoftware. Stattdessen führt es Kundendaten, Aufträge, Personal- und Projektinformationen in einer gemeinsamen Plattform zusammen, die sich an Ihr Unternehmen anpasst – nicht umgekehrt. Bezahlt wird nur, was Sie aktivieren.
Ein gemeinsamer Datenstand statt vieler Abschriften
Kontakte, Angebote, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen greifen auf dieselben Kunden- und Projektdatensätze zu, statt in getrennten Tools nebeneinanderher zu laufen. Weniger doppelte Erfassung, ein gemeinsamer Stand für alle Abteilungen.
Technische Bausteine für Ihre Compliance-Anforderungen
Feingranulare Rechteverwaltung mit optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung, eine an der GoBD orientierte E-Mail-Archivierung und automatische E-Rechnungen nach EN 16931 unterstützen Sie im Alltag – die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt Aufgabe Ihres Steuerberaters.
Passt sich Ihren Prozessen an – nicht umgekehrt
Eigene Zusatzfelder – auch automatisch berechnete –, konfigurierbare Automatisierungen und frei anordenbare Dashboards lassen sich ohne Programmierung einrichten. Reicht das nicht aus, entwickeln wir auf Wunsch ein passgenaues Modul für Ihren Anwendungsfall.
Weniger Doppel-Erfassung an den Systemgrenzen
Fertige Anbindungen an Shopify, JTL, Mailjet, Klaviyo und Zeiterfassungssysteme übernehmen Kunden, Bestellungen und Arbeitszeiten automatisch – Ihr Team tippt diese Daten kein zweites Mal ab.
Dokumente direkt aus Ihren Daten statt zusammengesucht
Angebote, Rechnungen und Dokumentvorlagen mit eigenem Corporate Design entstehen direkt aus den Daten, die im Portal bereits vorhanden sind – an einem Ort statt über mehrere Ablagen verteilt.
Antworten aus echten Systemdaten statt langem Suchen
Ein Chat-Assistent im gesamten Portal kann Kontakte, Umsatzauswertungen und Ihr internes Wiki lesend durchsuchen – ganz ohne Zusatzbuchung, und ohne dabei selbstständig Daten zu verändern.
Offene, OAuth-abgesicherte REST-API
Eine dokumentierte REST-API (inklusive OpenAPI-Beschreibung unter /apidocs) macht Ihre Portaldaten für eigene Integrationen, die kommende mobile App und weitere KI-Anwendungen nutzbar – abgesichert per OAuth2 und mit denselben Rechten wie der jeweils angemeldete Benutzer im Portal selbst.
CRM & Vertrieb
Jeder Kontakt, jede Historie, auf einen Blick
Personen, Unternehmen, Ansprechpartner und ihre komplette Historie in einem duplikatgeprüften Profil – von der ersten Anfrage bis zum Angebot.
- Automatisch berechnete Kundensegmente statt manueller Excel-Filter
- Vertriebs-Pipeline mit Wertberechnung und Forecast-Diagramm
- E-Mails, Anrufe, Termine und Angebote direkt am Kontakt
Neu · KI im Portal
Ihr KI-Assistent – direkt im Portal, mit lesendem Zugriff auf echte Daten
In jedem Bereich des Portals steht ein schwebender KI-Chat bereit. Er kennt sich mit ABPortal aus und kann über eine interne, mit OAuth abgesicherte Werkzeug-Schnittstelle (MCP) direkt auf echte Daten Ihres Systems zugreifen – statt nur allgemein zu antworten. Konkret beantwortet er heute zum Beispiel:
- „Suche den Kunden Mustermann GmbH“ – durchsucht Kontakte und Firmenprofile
- „Wie hoch war der Umsatz je Kunde in den letzten vier Wochen?“ – wertet echte Vertriebsdaten aus
- „Was steht im Wiki zum Onboarding-Prozess?“ – durchsucht Ihr internes Wiki
- Mehrere parallele, jederzeit fortsetzbare Unterhaltungen pro Nutzer
- Jede Antwort inkl. Tokenverbrauch protokolliert – für volle Kostenkontrolle
- Jedes Modul kann eigene MCP-Werkzeuge bereitstellen – die Werkzeugbibliothek der KI wächst so mit jedem aktivierten Modul automatisch mit
Beim Einrichten des KI Dienstes kann neben OpenAI auch Azure AI verwendet werden, was die Nutzung der TOP Modelle auf EU Servern ermöglicht. Auf diese Weise werden die Daten nicht in die USA übertragen.
Neu · Compliance
E-Mail-Archivierung, die sich technisch selbst beweist
Die GoBD verpflichtet auch kleine Unternehmen, geschäftliche E-Mails vollständig, unverändert und nachvollziehbar aufzubewahren. Die Revisionssicherung setzt das technisch um – automatisch, pro E-Mail-Postfach einzeln aktivierbar. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall empfehlen wir Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
- Jede E-Mail wird per Hashkette lückenlos mit der vorherigen verkettet
- Zusätzlich extern über eine Zeitstempel-Instanz (TSA) gestempelt
- Täglicher automatischer Prüflauf bestätigt: Kette intakt oder beschädigt
- Gesperrte E-Mails können nicht verändert oder gelöscht werden
- Löschung erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, nie automatisch – ausschließlich manuell durch eine berechtigte Person
Einzelne E-Mail-Konten lassen sich zusätzlich als „privat” markieren – diese E-Mails erscheinen dann z. B. nicht automatisch in Kunden-Widgets, unabhängig von der Revisionssicherung.
Neu · Compliance
E-Rechnungen, die Menschen lesen und Buchhaltungssoftware versteht
Rechnungen zwischen Unternehmen müssen zunehmend in einem strukturierten, elektronisch auswertbaren Format vorliegen statt als reines PDF-Bild. ABPortal erzeugt dafür jede Rechnung automatisch zusätzlich im ZUGFeRD-Format nach dem europäischen Standard EN 16931: eine ganz normale, lesbare PDF-Datei, in der die vollständigen Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar eingebettet sind.
- Ein einziges PDF für Sichtprüfung und Buchhaltungssoftware zugleich – kein separates Format nötig
- Adressen, Steuer-ID, Positionen, Mengen, Steuersätze und Zahlungsdaten vollständig strukturiert enthalten
- Wird bei jeder Rechnung automatisch mit erzeugt – ganz ohne zusätzlichen Klick
- Buchhaltungssoftware auf Empfängerseite liest die Daten automatisch aus, ganz ohne manuelle Übertragung
So wie die Revisionssicherung eingehende Geschäfts-E-Mails rechtssicher macht, macht das ZUGFeRD-Format ausgehende Rechnungen zukunftssicher – für uns gehört beides untrennbar zur digitalen Buchführung dazu.
Passt sich an, nicht Sie sich
Wächst mit Ihrem Unternehmen mit
Jede Seite besteht aus frei anordenbaren Widgets. Was darüber hinausgeht, konfigurieren Sie ganz ohne Programmierung.
- Eigene Zusatzfelder je Modul, auch automatisch berechnet
- Automatisierungen nach Trigger-Bedingung-Aktion-Logik, ganz ohne Code – die Bibliothek an Auslösern und Aktionen wächst laufend
- Dashboards & Detailseiten, die jeder Nutzer selbst zusammenstellt
- Dokumentvorlagen mit eigenem Corporate Design – Farben, Schriften, Logo und Freitext-Elemente frei editierbar, inhaltlich getrennt von Ihren Daten
- Individuelles Modul gewünscht? Auf Anfrage entwickeln wir es für Sie
Neu · Automatisierung
Workflows & Regeln – Prozesse abbilden, ganz ohne Programmierung
Ein Workflow reagiert automatisch, sobald in einem Modul ein bestimmtes Ereignis eintritt, z. B. „Vertriebsvorgang geändert“. Er besteht aus Bedingungen und Aktionen, die Sie in einem visuellen Editor per Verzweigung anordnen – je nachdem, ob eine hinterlegte Regel zutrifft oder nicht, geht es im „erfüllt“- oder „nicht erfüllt“-Zweig weiter.
- Auslöser, Bedingungen und Aktionen kommen aus den jeweiligen Modulen – mit jedem aktivierten Modul stehen automatisch mehr davon zur Verfügung
- Regeln vergleichen Attribute oder Zusatzfelder mit Operatoren wie gleich, enthält, größer als – beliebig tief mit UND/ODER verschachtelbar
- Dieselbe Regel lässt sich mehrfach verwenden – z. B. bestimmt sie auch, welche Kontakte zu einem Kundensegment gehören
- Aktionen wie Nachricht senden, Attribut setzen oder Workflow beenden – ebenfalls von den Modulen erweiterbar
- Über Start-/Enddatum zeitlich begrenzbar und jederzeit mit einem Klick deaktivierbar
Ein Webhook ist eine öffentliche, nicht anmeldepflichtige Adresse mit eigenem API-Schlüssel, unter der z. B. ein Formulartool Daten ins Portal schickt. Trifft ein Aufruf ein, wird er gespeichert und löst das Workflow-Ereignis „Webhook aufgerufen“ mit den übermittelten Daten als Kontext aus.
Oberfläche
Auch abends angenehm: durchgängiger Dark Mode
Vom Login-Bildschirm bis in jedes Modul hinein lässt sich ABPortal wahlweise hell oder dunkel darstellen – eine Einstellung pro Benutzer, kein Umweg über Browser-Erweiterungen.
- Mit einem Klick im Kopfbereich umschaltbar, individuell je Benutzer gespeichert
- Ohne eigene Auswahl richtet sich die Darstellung automatisch nach der Systemeinstellung des Geräts
- Gilt für das gesamte Portal, inklusive Login-Maske
Neu · Mobile App
ABPortal auch als App – für unterwegs am Kunden
Ergänzend zum Portal im Browser steht ABPortal auch als native App für iOS und Android bereit.
- Verbindung zu Ihrem eigenen ABPortal
- Dashboard und zentrale Bereiche direkt vom Smartphone aus, unterwegs oder beim Kunden vor Ort
- Derselbe Dark Mode wie im Portal – eine Einstellung, die auf allen Geräten passt
- Kostenloser Download für iOS und Android, nutzbar mit Ihrem bestehenden ABPortal-Zugang
Einordnung
Zwischen Standardsoftware und Individualentwicklung
Klassische Standardsoftware und komplette Individualentwicklung lösen jeweils nur einen Teil des Problems. ABPortal positioniert sich bewusst dazwischen: eine fertige, produktiv erprobte Plattform als Basis, die sich deutlich weiter an Ihre Prozesse anpassen lässt als starre Standardsoftware – ohne dass Sie dafür ein vollständiges Individualsoftware-Projekt starten müssen. Sie müssen nicht am ersten Tag alles umstellen, sondern starten zum Beispiel mit CRM und Rechnungen und ergänzen später Personalverwaltung, Projekte, Tickets oder die E-Mail-Archivierung.
Standard-SaaS
Schnell verfügbar – aber Ihr Prozess muss sich häufig der Software anpassen. Passt ein Ablauf nicht ins Schema, bleibt oft nur ein Workaround in Excel daneben.
Komplette Individualentwicklung
Maximal flexibel – aber aufwendig, teuer und ein eigenes Projekt mit entsprechender Vorlaufzeit, bevor überhaupt etwas nutzbar ist.
ABPortal
Eine fertige Plattform als Basis, die sich mit Zusatzfeldern, Automatisierungen, Dashboards und bei Bedarf einem passgenauen Zusatzmodul deutlich weiter an Ihre tatsächlichen Abläufe anpassen lässt als starre Standardsoftware – ohne eigenes Individualsoftware-Projekt.
Module
Ihre Prozesse in sieben verständlichen Bereichen
CRM, Lager & Einkauf, Rechnungen, Mitarbeiter, Projekte, Wissen und Automatisierung arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform zusammen. Aktiviert wird nur, was Sie tatsächlich brauchen; weitere Bereiche lassen sich jederzeit ergänzen. Dahinter stehen rund 50 einzeln aktivierbare Module, die die nötige Tiefe für Ihre Prozesse liefern.
Kunden & Vertrieb
7 Module
Kontakte
Ein zentrales Profil für Personen und Unternehmen mit automatisch berechneten Kundensegmenten und lückenloser Historie.- Frei definierbare Segmente, die sich beim Speichern automatisch neu berechnen
- Beliebig viele Adressen pro Kontakt, mit einer klar markierten Hauptadresse
Vertrieb
Steuert die komplette Pipeline von der Anfrage bis zum Abschluss – inklusive Leistungskatalog mit Preislisten, Wertberechnung, Forecast-Diagramm und automatisiertem Kampagnenversand.- Pipeline-Stufen frei konfigurierbar, inklusive automatischer Wertberechnung je Stufe und Forecast-Diagramm für den erwarteten Umsatz
- Vertriebsleistungen wahlweise virtuell (Dienstleistung), als bestandsgeführter Lagerartikel (siehe Lager & Einkauf) oder als Unterartikel-Set anlegbar
- Preislisten hinterlegen kontaktspezifische Sonderpreise, die bei neuen Vertriebsvorgängen automatisch greifen
Vertriebscodes & Provisionen
Belohnt Empfehlungscode-Kunden automatisch mit transparenter Umsatzbeteiligung und regelmäßigen Provisionsmails.- Provisionssätze frei je Code oder Kundengruppe hinterlegbar
- Automatischer Mailversand mit aktueller Provisionsübersicht
Partnerportal für Kunden
Gibt Kunden passwortlosen Self-Service-Zugriff auf ihre eigene Provisionsübersicht.- Zugriff per Magic Link, ganz ohne eigenes Passwort
- Immer aktuelle Umsatz- und Provisionsdaten, ohne Rückfrage im Vertrieb
Auszahlungen
Einfache, direkt am Kontakt hinterlegte Nachverfolgung geleisteter Auszahlungen.- Auszahlungshistorie direkt im Kontaktprofil einsehbar
- Abgleich offener und bereits ausgezahlter Beträge auf einen Blick
Adress-Crawler
Übernimmt Kontaktdaten von Firmenwebsites per Klick und legt daraus sofort neue Unternehmenskontakte an.- Erkennt Adresse, Telefonnummer und E-Mail automatisch von der Zielseite
- Legt aus den gefundenen Daten mit einem Klick einen neuen Unternehmenskontakt an
Anrede-Erkennung
Ergänzt fehlende Anreden automatisch für persönlichere Mailings.- Leitet die passende Anrede automatisch aus dem Vornamen ab
- Läuft im Hintergrund, ganz ohne manuelle Pflege
Lager & Einkauf
2 Module
Lagerverwaltung
Bestandsführung mit beliebig tiefer Lagerort-Hierarchie – Bestand entsteht ausschließlich aus Lagerbewegungen und Reservierungen, inklusive Chargen/Seriennummern, Lieferscheinen und Inventur.- Lagerorte beliebig tief verschachtelbar (Standort → Lager → Gang → Regal → Fach), einzeln als „bebuchbar“ markierbar; physischer, reservierter und verfügbarer Bestand wird laufend automatisch berechnet
- Chargen- oder seriennummerngeführte Artikel: aktueller Bestand einer Charge bzw. aktueller Standort einer Seriennummer wird automatisch aus den Lagerbewegungen abgeleitet, inklusive MHD/Ablaufdatum je Charge
- Lieferscheine direkt aus dem Vertriebsvorgang heraus versenden – Teillieferungen über mehrere Lieferscheine möglich, bucht Lagerbewegung und Reservierungen automatisch
- Inventur generiert die Zählliste automatisch (je Charge/Seriennummer einzeln), Eingrenzung auf einzelne Lagerorte möglich, und bucht abweichende Zählungen automatisch als Korrektur
Einkauf
Lieferanten mit Staffelpreisen je Vertriebsleistung sowie Einkaufsbestellungen inklusive Wareneingang.- Beliebig viele Lieferanten und mengenabhängige Preisstufen je Artikel; neue Bestellpositionen übernehmen automatisch den günstigsten zur Menge passenden Preis
- Mehrere Teil-Wareneingänge je Bestellposition möglich, jeder bucht automatisch den Lagerbestand – ganz ohne separaten Beleg
- Bestellnummer wird erst beim ersten echten Speichern vergeben, damit keine Nummernlücken durch abgebrochene Entwürfe entstehen; PDF-Dokument direkt aus der Bestellung erzeugbar
Aufträge & Rechnungen
5 Module
Rechnungen
Erstellt Rechnungen automatisch mit fortlaufender Nummer als PDF – inklusive Abrechnung von Abos und Arbeitszeiten per Klick.- Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummer wird automatisch vergeben
- Abos und erfasste Arbeitszeiten lassen sich mit einem Klick abrechnen
- Jede Rechnung entsteht zusätzlich automatisch als E-Rechnung (ZUGFeRD, EN 16931) mit eingebetteten, maschinenlesbaren Daten
Stundenabrechnung
Verwandelt erfasste Arbeitszeiten mit einem Klick in korrekt gruppierte Rechnungspositionen.- Gruppiert Arbeitszeiten automatisch nach Projekt oder Tätigkeit
- Übernimmt hinterlegte Stundensätze direkt in die Rechnungsposition
Verbindlichkeiten
Behält offene Lieferantenrechnungen mit frei konfigurierbarem Status-Workflow im Blick.- Status-Workflow frei nach eigenen Freigabeschritten konfigurierbar
- Übersicht offener Verbindlichkeiten nach Fälligkeit sortiert
- Fließen wahlweise direkt in den DATEV-Export mit ein
Financial Reporting
Erstellt professionelle, individualisierbare Vermögensberichte aus Portfolios und Szenario-Simulationen.- Szenario-Simulationen zeigen die Entwicklung unter verschiedenen Annahmen
- Berichtslayout individuell an das eigene Corporate Design anpassbar
DATEV-Export Neu
Übermittelt Rechnungen nach konfigurierbarem Zeitplan direkt DATEV-fertig an den Steuerberater – als Buchungsstapel plus Rechnungs-PDFs per Mail.- Prüft Debitorenkonto, BU-Schlüssel und Gegenkonto vorab und bricht bei fehlenden Angaben mit klarer Fehlermeldung ab, statt unvollständig zu exportieren
- Zeitplan frei wählbar (Standard: monatlich), mit manuellem Sofort-Export auf Knopfdruck
Mitarbeiter & Zeiten
8 Module
Arbeitnehmer
Zentrale Personalakte mit Arbeitsgruppen, Qualifikationen, Urlaubskonten und automatisiertem Abwesenheits-Workflow.- Urlaubskonto wird automatisch nach hinterlegtem Anspruch fortgeschrieben
- Abwesenheitsanträge durchlaufen einen automatisierten Freigabe-Workflow
Arbeitszeiten
Digitale Zeiterfassung mit Soll/Ist-Vergleich, Kapazitätsplanung und automatischen Erinnerungsmails.- Soll/Ist-Abgleich zeigt Abweichungen sofort je Mitarbeitendem an
- Erinnerungsmails bei fehlender Zeiterfassung werden automatisch verschickt
Gehaltsverwaltung Neu
Verwaltet Gehaltsbestandteile je Mitarbeiter mit automatischer monatlicher Berechnung und Excel-Export an die Buchhaltung.- Monatsgehälter werden automatisch zum Monatsersten aus den hinterlegten Gehaltsbestandteilen berechnet
- Exportjob verschickt berechnete Gehälter regelmäßig als Excel-Datei per E-Mail
Schichtplanung
Plant Schichtrotationen automatisch fort und warnt bei Unterbesetzung eines Einsatzortes.- Wiederkehrende Rotationen werden automatisch in die Zukunft fortgeschrieben
- Warnt sichtbar, sobald ein Einsatzort unterbesetzt geplant ist
Ausbildungsverwaltung
Verwaltet Ausbildungsverhältnisse und Ausbildungsabschnitte mit fester Zuordnung zu Abteilung, betrieblichem Betreuer und Ausbilder.- Ausbildungsabschnitte mit Zeitraum, Abteilung, Betreuer und Ausbilder je Auszubildendem
- Zentrale Übersicht aller laufenden Ausbildungsverhältnisse
Bewerbermanagement
Begleitet Bewerber vom Eingang bis zur Zusage mit eigenem Bewerberportal und automatisierten Status-E-Mails.- Bewerberportal informiert Kandidaten selbstständig über den aktuellen Stand
- Statuswechsel lösen automatisch die passende E-Mail an den Bewerber aus
Schulungen
Organisiert Präsenzschulungen und Selbstlernkurse mit Teilnehmer-Fortschrittstracking.- Präsenztermine und Selbstlernkurse in einem gemeinsamen Kalender
- Fortschritt je Teilnehmer jederzeit einsehbar
Feiertage
Lädt gesetzliche Feiertage je Region automatisch für die Personalverwaltung nach.- Regionale Feiertage werden automatisch jährlich aktualisiert
- Fließt direkt in die Personalverwaltung ein
Projekte & Service
3 Module
Projekte
Bündelt Teams, Zugriffsrechte und Tickets übersichtlich je Projekt.- Zugriffsrechte werden je Projekt statt global vergeben
- Alle zugehörigen Tickets direkt im Projekt sichtbar, ohne Umweg
Tickets
Kanban-Boards mit Labels, Drag-&-Drop-Statuswechsel und lückenloser Änderungshistorie.- Statuswechsel per Drag & Drop direkt auf dem Board
- Jede Änderung wird lückenlos in der Historie des Tickets festgehalten
Veranstaltungen
Verwaltet Veranstaltungsanmeldungen inklusive Kapazitäts- und Zeitfenstersteuerung.- Automatische Begrenzung der Anmeldungen je Kapazität
- Zeitfenster lassen sich frei für mehrere Termine anlegen
Dokumente & Wissen
9 Module
Wiki
Strukturiertes internes Wissen mit verschachtelten Seiten – vom KI-Chat direkt durchsuchbar.- Beliebig verschachtelte Seitenstruktur für sauber gegliedertes Wissen
- Der KI-Assistent durchsucht das Wiki auf Zuruf mit
News
Interne Neuigkeiten veröffentlichen und gezielt per E-Mail ankündigen.- Veröffentlichung wahlweise sofort oder zu einem geplanten Zeitpunkt
- Optionaler E-Mail-Versand an ausgewählte Zielgruppen
Schwarzes Brett
Digitale Pinnwand für schnellen Austausch im Team.- Beiträge frei anheftbar, ganz ohne Genehmigungsprozess
- Für den schnellen, informellen Austausch im Team gedacht
Slideshows
Verwandelt jeden Bildschirm im Empfang in eine automatisch laufende Bilderschau.- Läuft automatisch im Vollbild, ganz ohne Bedienung vor Ort
- Inhalte lassen sich zentral pflegen und erscheinen sofort auf allen Bildschirmen
Besuchermanagement
Protokolliert den Besucherempfang automatisch aus einem externen Anmeldeformular.- Anmeldedaten werden automatisch aus dem externen Formular übernommen
- Vollständiges, durchsuchbares Besucherprotokoll für den Empfang
Feedback-Datenbank
Sammelt externe Kundenumfragen automatisch und visualisiert sie als Auswertungsdiagramme.- Umfrageergebnisse werden automatisch eingesammelt, ohne manuellen Import
- Auswertungsdiagramme sofort ohne zusätzliches Analyse-Tool verfügbar
Verbesserungsideen
Ideenmanagement mit Status-Workflow, Kommentaren und Bewertung.- Kollegen können Ideen kommentieren und bewerten
- Status-Workflow macht den Bearbeitungsstand jeder Idee sichtbar
Bilddatenbank
Zentrale Bildverwaltung mit Nutzungsrechten und Verwendungsnachweis.- Nutzungsrechte je Bild hinterlegbar, inklusive Ablaufdatum
- Verwendungsnachweis zeigt, wo ein Bild bereits eingesetzt wurde
Textverwaltung
Zentrale Wiederverwendung von Textbausteinen mit Freigabe-Workflow.- Textbausteine zentral pflegen statt an vielen Stellen duplizieren
- Änderungen durchlaufen einen Freigabeschritt vor der Übernahme
Prozesse & Automatisierung
8 Module
KI-Assistent Neu
Ein schwebender Chat-Assistent in jedem Portalbereich, der über eine OAuth-abgesicherte Schnittstelle lesend auf echte Systemdaten zugreift – Modellanbieter konfigurierbar.- Modellanbieter, Engines und Tokenverbrauch zentral verwalten und auswerten
- Antworten ausschließlich lesend – keine eigenständigen Änderungen an Ihren Daten
Benutzer, Rollen & Rechte
Feingranulare Rechteverwaltung über Rollen inklusive Zwei-Faktor-Authentifizierung.- Rechte werden über frei kombinierbare Rollen statt einzeln je Person vergeben
- Zwei-Faktor-Authentifizierung optional je Benutzer aktivierbar
Revisionssicherung Neu
GoBD-orientierte, hashketten-basierte Archivierung geschäftskritischer E-Mails mit zusätzlichem externem Zeitstempel.- Hashkette verknüpft jede E-Mail lückenlos mit der vorherigen
- Löschung erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und nur manuell möglich
Mailjet- & Klaviyo-Anbindung
Übergibt Kampagnenkontakte per Klick an Mailjet und hält E-Mail-Marketinglisten automatisch mit Ihren Kundensegmenten synchron.- Kundensegmente werden automatisch als Listen synchron gehalten
- Kampagnenversand per Klick direkt aus dem Vertriebsmodul heraus
JTL-Anbindung
Importiert Artikel, Kunden und Bestellungen aus dem JTL-Shop nahezu in Echtzeit.- Neue Bestellungen erscheinen nahezu in Echtzeit im Portal
- Artikel- und Kundenstamm bleiben automatisch synchron
Shopify-Anbindung
Übernimmt Kunden, Bestellungen und Rabattcodes aus Shopify automatisch und regelmäßig.- Regelmäßiger, automatischer Abgleich ohne manuellen Export
- Rabattcodes werden direkt mit übernommen
SP-Data-Anbindung
Synchronisiert Mitarbeiterstammdaten, Schichtpläne und Arbeitszeiten stündlich mit dem Zeiterfassungssystem.- Stündlicher automatischer Abgleich mit dem Zeiterfassungssystem
- Schichtpläne und Arbeitszeiten bleiben ohne Doppelpflege konsistent
XOVI-Anbindung
Behält Suchmaschinen-Rankings wichtiger Keywords im Blick und speist gefundene Domains direkt in den Adress-Crawler ein.- Automatischer Abgleich der Keyword-Rankings mit XOVI
- Neu gefundene Domains landen direkt im Adress-Crawler zur Weiterverarbeitung
Sehr individuelle Module – sie zeigen, dass sich in derselben Plattform auch sehr spezifische Unternehmensprozesse abbilden lassen:
Branchenspezifisch & Individuell
8 Module
Ferienwohnungen
Verwaltet Buchungsanfragen für vermietbare Objekte mit automatischer Überschneidungsprüfung.- Überschneidungen mit bestehenden Buchungen werden automatisch verhindert
- Belegungsübersicht je Objekt jederzeit im Blick
Geräteverleih
Selbstbedienungs-Verleih interner Geräte mit automatischer Verfügbarkeitsprüfung.- Mitarbeitende buchen Geräte selbst, ganz ohne Rückfrage
- Verfügbarkeit wird automatisch geprüft, Doppelbuchungen ausgeschlossen
Mitarbeiterlotterie
Organisiert Spendenverlosungen inklusive Losverkauf und zufallsbasierter Ziehung.- Losverkauf direkt im Portal, ohne Papierlose
- Zufallsbasierte Ziehung nachvollziehbar dokumentiert
Rezepte
Rezeptdatenbank mit Speiseplänen und An-/Abmeldung zum Mittagstisch.- Wochenspeiseplan mit Rezeptdetails auf einen Klick
- An- und Abmeldung zum Mittagstisch direkt im Portal
Schnittmuster
Katalogisiert Schnittmuster mit Tags, Kategorien und Bildern.- Freie Verschlagwortung macht große Bestände durchsuchbar
- Bildvorschau je Schnittmuster für schnelles Wiedererkennen
Musterverwaltung
Muster-Galerie mit Freigabeprozess vor Veröffentlichung.- Neue Muster durchlaufen einen Freigabeschritt vor der Veröffentlichung
- Galerie-Ansicht für den schnellen visuellen Überblick
Werbemittel
Verwaltet Merchandise-Bestände je Lagerort automatisch aus Ein- und Ausgangsbuchungen.- Bestand je Lagerort wird aus Buchungen automatisch fortgeschrieben
- Ein- und Ausgangsbuchungen jederzeit nachvollziehbar
Individuelles Modul
Fehlt Ihnen etwas Branchenspezifisches? Wir entwickeln es passgenau nach Ihren Anforderungen.- Entwicklung passgenau nach Ihren fachlichen Anforderungen
- Fügt sich nahtlos in Rechte, Widgets und Suche des Portals ein
Und weil jede Installation individuell zusammengestellt wird: Fragen Sie uns gern nach Modulen, die Sie hier nicht sehen.
Praxisbeispiel
Ein Kunde, ein Datensatz – über mehrere Bereiche hinweg
Kontakt, Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Rechnung greifen auf dieselben Kunden- und Projektdaten zu, statt in getrennten Tools nebeneinanderher zu laufen. So kann ein typischer Ablauf aussehen:
Projekte und Rechnungen lassen sich direkt demselben Kunden zuordnen, erfasste Arbeitszeiten fließen mit einem Klick in die passende Rechnungsposition – ohne dass Daten manuell zwischen Tools übertragen werden müssen.
Im Einsatz
Produktiv bei Unternehmen unterschiedlicher Größe
ABPortal wird seit 2020 entwickelt und ist heute bei Unternehmen unterschiedlicher Größe produktiv im Einsatz – vom kleinen Betrieb bis zu einer Organisation mit über 800 Mitarbeitenden.
Seit 2020 in aktiver Entwicklung
Kein einmalig gebautes Produkt, sondern eine Plattform, die kontinuierlich um neue Module und Funktionen erweitert wird.
Vom Kleinbetrieb bis über 800 Mitarbeitende
Dieselbe Plattform läuft produktiv bei sehr kleinen Unternehmen ebenso wie bei einer deutlich größeren Organisation mit mehr als 800 Mitarbeitenden.
Laufend um reale Anforderungen erweitert
Module wie die E-Mail-Archivierung, der DATEV-Export und die KI-Anbindung sind aus konkreten Anforderungen produktiver Installationen entstanden.
Betrieb
Cloud oder im eigenen Betrieb
ABPortal muss nicht zwingend als von uns betriebene Cloud-Lösung genutzt werden. Die Anwendung ist vollständig containerisiert (Docker: Anwendung, Webserver und Datenbank als eigene Container) und lässt sich dadurch auch in Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben – ohne exotische Zusatzsysteme wie einen separaten Suchcluster oder Message-Broker. Zwei bestehende Kunden setzen ABPortal bereits so im Eigenbetrieb ein.
Verwalteter Betrieb
Wir übernehmen Hosting, Updates und Betrieb – Sie nutzen ABPortal direkt, ohne eigenen administrativen Aufwand.
Betrieb in eigener Infrastruktur
Auf Wunsch installieren Sie ABPortal selbst – on-premises oder in Ihrer eigenen Cloud-Umgebung. Die Docker-basierte Bereitstellung erleichtert einen reproduzierbaren Betrieb und Updates.
Auch im Eigenbetrieb kommunizieren einzelne Funktionen weiterhin mit den von Ihnen konfigurierten externen Diensten – etwa der gewählte KI-Anbieter, der Mailversand oder die externe Zeitstempel-Instanz der E-Mail-Revisionssicherung. Der Eigenbetrieb verlagert die Infrastruktur zu Ihnen, ersetzt aber nicht die Konfiguration dieser externen Anbieter.
Preise
Berechnen Sie Ihren Preis in Echtzeit
Diese Leistungen sind nur für Unternehmen buchbar. Abgerechnet wird nach gleichzeitigen Nutzern und aktivierten Modulen – also danach, wie viele Personen zur selben Zeit im Portal aktiv sind, nicht danach, wie viele Mitarbeitende insgesamt einen Zugang haben. Ein Einzelunternehmer zahlt dadurch spürbar weniger als ein Unternehmen mit hunderten Beschäftigten.
Monatlich kündbar – keine Mindestvertragslaufzeit
49 €pro Monat
Richtwert, unverbindlich – zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Individuelles Angebot anfordern„Gleichzeitige Nutzer” zählt nur Personen, die zur selben Zeit im Portal aktiv sind – wie viele Mitarbeitende insgesamt einen Zugang haben, spielt keine Rolle. Der Kalkulator zeigt einen Richtwert; die tatsächliche Einstufung legen wir gemeinsam mit Ihnen im persönlichen Gespräch fest, es handelt sich um ein vertragliches Modell und keine automatische technische Zählung im laufenden Betrieb.
Schon angebunden
Fügt sich in Ihre bestehende Systemlandschaft ein
Häufige Fragen
Was Interessenten uns am häufigsten fragen
Für welche Unternehmen ist ABPortal gedacht?
Der Schwerpunkt liegt auf inhabergeführten und mittelständischen Unternehmen mit etwa 20 bis 150 Mitarbeitenden, die gewachsene Excel-Prozesse und mehrere getrennte Einzellösungen zusammenführen wollen. Das ist ein Vertriebsfokus, keine technische Grenze: ABPortal ist auch bei einer deutlich größeren Organisation mit über 800 Mitarbeitenden produktiv im Einsatz.
Ist ABPortal auch für kleine Unternehmen geeignet?
Ja. ABPortal ist modular aufgebaut: Es werden nur die Module aktiviert, die Sie wirklich brauchen, und es lassen sich jederzeit weitere dazu aktivieren, wenn Ihr Unternehmen wächst – ohne die Software zu wechseln.
Was kostet ABPortal?
ABPortal kostet zwischen 49 € und ab 1.999 € pro Monat, abgerechnet nach gleichzeitigen Nutzern und der Anzahl aktivierter Module – ein Kalkulator im Preisbereich zeigt den Richtpreis direkt live an. Die Einstufung legen wir gemeinsam mit Ihnen im persönlichen Gespräch fest; es handelt sich um ein vertragliches Modell, keine automatische technische Zählung im laufenden Betrieb. Details dazu finden Sie im Abschnitt Preise.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir den KI-Assistenten nutzen?
Der Modellanbieter des KI-Assistenten ist konfigurierbar, aktuell unter anderem OpenAI und eine eigene Azure-AI-Instanz. Der Zugriff der KI auf Ihre Systemdaten läuft ausschließlich lesend über eine mit OAuth abgesicherte Werkzeug-Schnittstelle (MCP) – der Assistent verändert dabei keine Daten eigenständig. Eine zusätzliche, in Europa gehostete Anbieteroption befindet sich aktuell in Anbindung.
Gibt es eine API für eigene Integrationen?
Ja. Neben den MCP-Werkzeugen für den KI-Assistenten bietet ABPortal eine dokumentierte REST-API mit OAuth2-Absicherung (Autorisierungscode-Flow mit PKCE), inklusive einer live erzeugten OpenAPI-Beschreibung. Jede Anfrage läuft unter den Rechten des jeweils angemeldeten Benutzers, genau wie im Portal selbst.
Erfüllt die E-Mail-Archivierung die GoBD-Anforderungen?
Für jedes gewünschte E-Mail-Postfach lässt sich eine Revisionssicherung aktivieren. Jede E-Mail wird per Hashkette lückenlos mit der vorherigen verkettet und zusätzlich extern zeitgestempelt. Ein täglicher Prüflauf bestätigt automatisch, ob die Kette intakt ist. Gesperrte E-Mails lassen sich nicht mehr verändern oder löschen, eine Löschung ist erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und nur manuell durch eine berechtigte Person möglich. Das sind die technischen Bausteine einer GoBD-orientierten Archivierung – die abschließende rechtliche Bewertung für Ihren Einzelfall sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären.
Unterstützt ABPortal auch elektronische Rechnungen (E-Rechnung)?
Ja. Jede Rechnung wird automatisch zusätzlich im ZUGFeRD-Format nach dem europäischen Standard EN 16931 erzeugt – eine normale, lesbare PDF-Datei, die zugleich die vollständigen Rechnungsdaten maschinenlesbar eingebettet enthält. Empfangende Buchhaltungssoftware kann diese Daten automatisch auslesen, ganz ohne manuelle Übertragung.
Können wir nur einzelne Module nutzen?
Ja. Jedes Modul wird einzeln für Sie aktiviert. Sie können z. B. mit CRM und Rechnungen starten und sich später Personalverwaltung, Projekte oder die E-Mail-Archivierung dazu aktivieren lassen – ganz nach Bedarf.
Muss ABPortal bei Ihnen gehostet werden?
Nein. ABPortal ist vollständig containerisiert (Docker) und kann entweder von uns betrieben oder in Ihrer eigenen Infrastruktur installiert werden. Einzelne Funktionen wie der KI-Assistent, der Mailversand oder die externe Zeitstempel-Instanz der E-Mail-Revisionssicherung kommunizieren dabei weiterhin mit den jeweils konfigurierten externen Diensten.
Gibt es eine Demo, die wir direkt ausprobieren können?
Ja, unter demo.abportal.de steht ein öffentlicher Demozugang mit Beispieldaten bereit, den Sie sofort und mit einem Test-Account testen können.
Wird ABPortal aktiv weiterentwickelt?
Ja, kontinuierlich – die Plattform wird seit 2020 aktiv weiterentwickelt. Zuletzt kamen unter anderem die Revisionssicherung für E-Mails (Hashketten-Absicherung), der DATEV-Export und die MCP-Anbindung des KI-Assistenten hinzu, über die die KI zunehmend mehr Daten des Portals direkt im Chat lesend abfragen kann.
Bereit für weniger Chaos?
Lassen Sie uns Ihr Portal zusammenstellen
Ein kurzes Gespräch reicht, um zu sehen, welche Module für Ihr Unternehmen den größten Unterschied machen.